OneDrive y Sharepoint, qué los diferencia y cual nos conviene

noviembre 15, 2023

Comparte esta noticia

OndeDrive y Sharepoint: ¿qué diferencias hay y cuál es el adecuado para nuestro trabajo?

A día de hoy es muy común que los usuarios de Microsoft 365 confundan las utilidades de OneDrive con las de SharePoint y viceversa. Aunque ambas son de las aplicaciones más conocidas de Microsoft parece que las diferencias entre estos software no está clara para todo el mundo.

Así pues, vamos a ver qué propiedades tiene cada una y en qué se diferencian para saber cual se adapta mejor al tipo de tareas que vayamos a realizar:

OneDrive es un servicio de almacenamiento personal en la nube de Microsoft. Al ser éste un almacenamiento en la nube, nos permitiría trabajar on-line desde cualquier lugar y cualquier dispositivo en el que tengamos internet.

Además de mantener nuestros archivos a buen recaudo, nos da la opción de conceder permisos a otras personas para poder compartir, editar y colaborar sobre dichos archivos.

Ventajas al usar OneDrive

Las principales ventajas de utilizar OneDrive son:

Integración total con Word, Excel, Powerpoint, Onenote y, en definitiva, con Office 365
La sincronización automatizada con varios dispositivos.
Acceso rápido y fácil a los archivos almacenados.
Permite compartir todo tipo de documentos y archivos para llevar a cabo trabajos en grupo

Cuando usar OneDrive

OneDrive es perfecto para guardar todos los trabajos realizados en Office 365, además de otros archivos.

Normalmente, OneDrive se suele utilizar como un espacio de trabajo individual, compartiendo puntualmente algunos archivos de forma personalizada.

Es un lugar en el que publicar y compartir elementos para el trabajo de la empresa, documentos de texto, imágenes, etc, quedando éstos a disposición para que otro miembro pueda acceder a ellos, ya sea para editarlos o simplemente leerlos, dependiendo de los permisos de cada usuario. Todos estos archivos serán clasificados según sus metadatos pudiendo así encontrarlos fácilmente

Ventajas al usar SharePoint

Las herramientas de SharePoint ofrecen la posibilidad de crear soluciones alternativas para las organizaciones, entre las que es posible destacar:

Aplicaciones de colaboración.
Motor de flujos de trabajo.
Almacenamiento de datos.
Aplicación de business intelligence.
Soluciones de intranet y extranet.
Plataformas de desarrollo.
Gestor de contenido empresarial ECM y contenido web CSM.
Administrador de portales.

Sharepoint ofrece una variedad de aplicaciones según la necesidad de cada proyecto, tales como listas y tareas. Es interactivo, fácil de usar y es ideal para múltiples usuarios.

Cuando usar SharePoint

SharePoint será la opción adecuada si lo que queremos es crear un sistema de colaboración profesional.

El uso de SharePoint es perfecto para poder compartir archivos, ya que permite dar accesos en función de los perfiles de los usuarios de forma que cada persona pueda acceder a unos servicios concretos.

En una intranet corporativa es necesario disponer de un portal del empleado que incluya elementos dinámicos e interactivos.

Con SharePoint se ofrece la posibilidad de configurar un portal para el empleado personalizable, que dependerá del departamento o área de especialización.

Otro de los usos más habituales de Sharepoint es como plataforma para aplicaciones de Business Intelligence.

Sharepoint como gestor de contenido ECM ofrece herramientas para administrar y organizar todo el contenido de la empresa a lo largo de su ciclo de vida.

Con Sharepoint es posible gestionar y manejar todo tipo de contenido web, haciendo uso de herramientas sencillas que permiten generar y publicar en la web, con una estructura y diseño coherentes en todos los sitios.

Diferencias entre SharePoint y OneDrive

Entonces, si ambos software hacen las funciones de almacenamiento de archivos, gestor y herramienta colaborativa, surge la pregunta: ¿que diferencias hay realmente entre estas plataformas?

SharePoint es la herramienta predilecta para realizar trabajos colaborativos dentro de una misma empresa o grupo; pudiendo acceder todos los miembros al contenido para comprovar o editar lo que sea necesario siempre que se cuente con los permisos pertinentes
OneDrive en su lugar, es un espacio personal propio que quedaría accesible (para uno mismo o para terceros si a este último se le otorga permisos) mediante internet debido a que los datos se encuentran alojados en la nube (servidor)

Como conclusión y para ponerlo más claro: guarda tus archivos personales en OneDrive para que puedas acceder a ellos siempre que lo necesites; en cambio debieras guardar tus archivos empresariales en SharePoint para que otras personas del equipo puedan acceder a ellos incluso cuando ya hayas marchado de la empresa evitando así problemas de permisos de acceso, entre otros.